Với bối cảnh chuyển đổi số toàn diện trên mọi lĩnh vực, ngành công chứng cũng đang từng bước đổi mới để đáp ứng xu thế số hóa và tính linh hoạt trong phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đó chính là lúc khái niệm “công chứng điện tử” xuất hiện và trở thành “điểm sáng” trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia.
Công chứng điện tử là gì ?
Công chứng điện tử (e-Notarization) là hình thức thực hiện nghiệp vụ công chứng thông qua phương tiện điện tử, môi trường mạng và chữ ký số, giúp giảm thiểu các giao dịch trực tiếp, rút ngắn quy trình, tiết kiệm thời gian – chi phí cho các bên liên quan.
Theo Luật Công chứng sửa đổi 2024: công chứng điện tử là “việc công chứng viên thực hiện chứng nhận hợp đồng, giao dịch thông qua phương tiện điện tử theo đúng trình tự, thủ tục luật định”.
Công chứng điện tử có thể bao gồm:
- Nộp hồ sơ công chứng trực tuyến
- Xác minh danh tính từ xa (eKYC)
- Tra cứu hồ sơ online
- Ký điện tử trên tài liệu PDF
- Nhận bản sao chứng thực qua email hoặc cổng dịch vụ công
Những vấn đề mà công chứng truyền thống đang gặp phải
Thủ tục rườm rà, phải đến trực tiếp cơ quan để làm việc
Việc phải đến các văn phòng, cơ quan công chứng khiến người dân mấy thời gian di chuyển, chờ đợi, phát sinh chi phí không cần thiết
Quy trình xử lý hồ sơ kéo dài
Quy trình xử lý hồ sơ kéo dài dẫn tới việc các giao dịch bị trì hoãn hoặc có thể dẫn đến việc lỡ hạn các hợp đồng, giấy tờ
Lưu trữ tài liệu giấy khó kiểm soát
Việc lưu trữ tài liệu giấy có thể dẫn đến các vấn đề như rủi ro thất lạc, sai lệch thông tin, tốn kém thời gian và nhân lực quản lý
Thiếu cơ chế bảo mật – truy vết chỉnh sửa
Công chứng truyền thống dễ xảy ra tranh chấp pháp lý khi thiếu lịch sử xử lý, không có xác thực điện tử rõ ràng
Không có kênh công chứng từ xa
Người ở xa, người lớn tuổi hoặc doanh nghiệp tại nhiều chi nhánh gặp khó khăn tiếp cận
Giải pháp cho doanh nghiệp sau khi chuyển đổi số công chứng
Việc áp dụng công chứng điện tử không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành, mà còn giúp các tổ chức, văn phòng công chứng một số mặt sau
Giảm tải khối lượng xử lý giấy tờ thủ công – tự động hóa quy trình chuẩn
Tự động hóa toàn bộ quy trình công chứng, giảm thao tác lặp lại, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
Tăng tính bảo mật và minh bạch – mọi thao tác đều có ghi nhận, định danh
Mọi hành động đều được ghi nhận, truy vết rõ ràng theo người dùng và thời gian, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
Tích hợp chữ ký số, eKYC – xử lý từ xa, thuận tiện cho người bận rộn
Cho phép khách hàng xác minh và ký kết tài liệu trực tuyến mọi lúc, phù hợp với người bận rộn hoặc ở xa.
Tạo tiền đề triển khai hệ thống quản lý thông minh (Smart Notary Office)
Là nền tảng để phát triển Smart Notary Office – nơi mọi hoạt động công chứng đều được số hóa và kết nối.
Tối ưu quản lý hồ sơ, tài liệu, lịch làm việc – điều hành trên mọi thiết bị
Dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và điều phối công việc mọi lúc trên mọi thiết bị, kể cả khi làm việc từ xa.
Tổng kết
Trong bối cảnh Luật Công chứng 2024 tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho công chứng điện tử, các văn phòng – tổ chức hành nghề công chứng cần nhanh chóng thay đổi để không bị tụt hậu.
Chuyển sang phần mềm công chứng điện tử không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà còn là nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, tăng tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, bảo vệ dữ liệu và mang đến trải nghiệm vượt trội cho khách hàng.
