Excel là công cụ quen thuộc được nhiều doanh nghiệp SME sử dụng để quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, nghỉ phép và tính lương. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự và quy trình đơn giản, Excel hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, số lượng nhân viên tăng, dữ liệu nhiều hơn và quy trình nhân sự phức tạp hơn, Excel có thể bắt đầu bộc lộ những hạn chế: dữ liệu phân tán, nhiều thao tác thủ công, khó kiểm soát và mất nhiều thời gian tổng hợp.
Vậy đâu là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã vượt ngưỡng quản lý nhân sự bằng Excel?
1. Dữ liệu nhân sự nằm rải rác ở quá nhiều nơi
Ban đầu, doanh nghiệp có thể chỉ cần một file Excel để quản lý nhân viên. Nhưng khi quy mô tăng, HR thường phải sử dụng nhiều file cho nhiều nghiệp vụ về nhân sự khác như:
- Hồ sơ nhân viên
- Hợp đồng lao động
- Chấm công và nghỉ phép
- Tăng ca
- Tính lương
- Bảo hiểm, thuế
- Đánh giá và đào tạo
Khi đó, cùng một nhân viên có thể xuất hiện trong nhiều file khác nhau. Mỗi khi thông tin thay đổi, HR lại phải cập nhật ở nhiều nơi.
Đây là lúc những câu hỏi như “File nào là bản mới nhất?”, “Thông tin này đã cập nhật chưa?” bắt đầu xuất hiện thường xuyên.
Nếu HR phải mất nhiều thời gian tìm kiếm, đối chiếu và đồng bộ dữ liệu giữa các file, doanh nghiệp đã bắt đầu gặp giới hạn trong việc quản lý nhân sự bằng Excel.
2. Tính lương hàng tháng trở thành “mùa cao điểm” của phòng nhân sự
Tính lương là một trong những nghiệp vụ dễ phát sinh sai sót khi quản lý bằng Excel.
Để hoàn thiện một bảng lương, HR thường phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
Chỉ cần một dữ liệu đầu vào bị sai hoặc một công thức Excel bị thay đổi, kết quả tính lương có thể bị ảnh hưởng.
Dễ dàng nhận thấy các hạn chế của việc tính lương thủ công bằng file excel hàng tháng:
- Mỗi kỳ tính lương HR mất nhiều ngày để xử lý.
- Phải kiểm tra thủ công từng trường hợp đặc biệt.
- Thường xuyên phải sửa công thức hoặc đối chiếu lại bảng lương.
- Đã từng xảy ra sai sót về công, phép hoặc tiền lương.
- Khi người phụ trách nghỉ phép, người khác khó tiếp quản công việc.
Vấn đề lúc này không còn nằm ở việc HR có thành thạo Excel hay không, mà là quy trình tính lương đã vượt quá khả năng kiểm soát thủ công.
3. HR dành quá nhiều thời gian trả lời các yêu cầu tra cứu đơn giản
Một phần đáng kể thời gian của HR có thể bị tiêu tốn bởi những câu hỏi như:
“Tháng này em còn bao nhiêu ngày phép?”
“Cho em xin lại phiếu lương tháng trước.”
“Hợp đồng của em còn bao lâu?”
“Yêu cầu nghỉ phép của em đã được duyệt chưa?”
Nếu mọi yêu cầu đều phải thông qua HR, bộ phận nhân sự sẽ phải xử lý rất nhiều công việc hành chính lặp lại.
Đặc biệt khi doanh nghiệp có từ vài chục đến vài trăm nhân viên, những yêu cầu tưởng như đơn giản này có thể tạo thành một khối lượng công việc đáng kể.
Đây là dấu hiệu doanh nghiệp nên cân nhắc một phương thức quản lý cho phép nhân viên chủ động tra cứu thông tin và gửi yêu cầu, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào HR.
4. Báo cáo nhân sự mất nhiều giờ để tổng hợp
HR cần trả lời các câu hỏi của Ban lãnh đạo:
- Doanh nghiệp hiện có bao nhiêu nhân viên?
- Nhân sự tăng hay giảm trong tháng?
- Phòng ban nào đang thiếu người?
- Chi phí nhân sự thay đổi như thế nào?
- Tỷ lệ nghỉ việc là bao nhiêu?
- Chi phí lương theo từng phòng ban ra sao?
Nếu dữ liệu nằm trong nhiều file Excel, HR thường phải tổng hợp thủ công trước khi có thể đưa ra báo cáo.
Một báo cáo có thể bắt đầu bằng câu:
“Để em tổng hợp số liệu rồi gửi anh/chị.”
Nếu lãnh đạo cần vài giờ hoặc vài ngày mới có được thông tin nhân sự, doanh nghiệp đang gặp hạn chế về khả năng khai thác dữ liệu.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp bắt đầu cần báo cáo thường xuyên hoặc muốn theo dõi dữ liệu theo nhiều chiều, Excel sẽ khó đáp ứng tốt như một hệ thống quản lý tập trung.
5. Doanh nghiệp bắt đầu lo ngại về bảo mật dữ liệu nhân sự
Dữ liệu HR thường chứa nhiều thông tin quan trọng như:
- Thông tin cá nhân
- CCCD và thông tin liên hệ
- Mức lương
- Tài khoản ngân hàng
- Mã số thuế
- Bảo hiểm
- Hợp đồng lao động
Nếu các dữ liệu này được lưu trong những file Excel và chia sẻ qua email, thư mục chung hoặc các công cụ lưu trữ khác, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc ai được xem, ai được chỉnh sửa và ai có thể tải dữ liệu.
Một số rủi ro về bảo mật khi quản lý bằng file excel:
- Nhiều người cùng truy cập file lương.
- Khó xác định ai đã chỉnh sửa dữ liệu.
- Nhân viên cũ vẫn có thể truy cập tài liệu.
- Phải tạo nhiều bản sao của cùng một file để chia sẻ.
- Không có cơ chế phân quyền rõ ràng theo vai trò.
Khi dữ liệu nhân sự ngày càng lớn và quan trọng, bảo mật không nên chỉ dựa vào việc đặt mật khẩu cho file Excel.
Doanh nghiệp bao nhiêu nhân sự thì nên chuyển khỏi Excel ?
Không có một con số cố định áp dụng cho tất cả doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp 30 nhân viên nhưng có nhiều ca làm việc, nhiều chi nhánh và quy trình tính lương phức tạp có thể gặp vấn đề với Excel sớm hơn một doanh nghiệp 50 nhân viên có quy trình đơn giản.
Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:
“Bao nhiêu nhân viên thì không nên dùng Excel?”
Doanh nghiệp nên hỏi:
“Excel còn giúp HR tiết kiệm thời gian hay đang tạo thêm công việc?”
Nếu HR liên tục phải nhập liệu, đối chiếu, sửa file, tổng hợp báo cáo và xử lý các yêu cầu thủ công, đó mới là dấu hiệu quan trọng cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc thay đổi.
Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc phần mềm HRM
Doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá các giải pháp HRM khi xuất hiện đồng thời nhiều vấn đề như:
- Dữ liệu nhân sự nằm ở nhiều file khác nhau.
- Tính lương mất nhiều thời gian.
- Sai sót về công, phép hoặc lương xảy ra thường xuyên.
- HR phải xử lý quá nhiều yêu cầu hành chính.
- Báo cáo nhân sự cần nhiều thời gian để tổng hợp.
- Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh.
- Nhu cầu phân quyền và bảo mật dữ liệu ngày càng cao.
Phần mềm HRM có thể giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu nhân sự trên một hệ thống, kết nối các nghiệp vụ như hồ sơ, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, tính lương và báo cáo, đồng thời chuẩn hóa quy trình xử lý và phân quyền người dùng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay thế Excel ngay lập tức. Có thể bắt đầu từ nghiệp vụ đang gây nhiều vấn đề nhất, chẳng hạn quản lý hồ sơ hoặc tính lương, sau đó từng bước mở rộng sang các nghiệp vụ khác.
Thông tin phần mềm nhân sự: eHRM – SCTS
Kết luận
Excel vẫn là công cụ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và các nghiệp vụ HR đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, những hạn chế về dữ liệu, tính lương, báo cáo, bảo mật và thao tác thủ công sẽ ngày càng rõ rệt.
5 dấu hiệu quan trọng nhất cho thấy doanh nghiệp đã vượt ngưỡng quản lý HR bằng Excel là:
- Dữ liệu nhân sự phân tán ở nhiều file.
- Tính lương mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót.
- HR phải xử lý quá nhiều yêu cầu tra cứu thủ công.
- Báo cáo nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp.
- Doanh nghiệp bắt đầu gặp vấn đề về bảo mật và phân quyền dữ liệu.
Khi chi phí vận hành bằng Excel bắt đầu lớn hơn giá trị mà công cụ này mang lại, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang một giải pháp quản lý nhân sự tập trung và phù hợp hơn với quy mô thực tế.
Liên hệ tư vấn giải pháp: 0903.864.794